Ett event kan beskrivas som ett specialarrangemang som ett led i intern eller extern marknadsföring/kommunikation. Ordet event eller evenemang är ett brett begrepp som används för att beskriva såväl kundmöten för tio personer som personalfester för 500 personer och invigningar för 1000 personer.
-Det som är gemensamt för alla typer av events är att det är en mötesplats där bl.a. företagare har chans att träffas under lite lättsammare former, säger Annika Wiberg, ägare av Marknadsskaparna och Idévent i Gävle.
Enligt Annika Wiberg går det dock inte att urskilja vem den typiske eventarrangören är. Hon säger:
-Det är väldigt blandat måste jag säga.
Det håller Stefan Åsbrink med om. Han säger:
-Alla arrangerar och kan arrangera ett event. Men sedan är det precis som med marknadsföring, alla kan göra en annons det är bara frågan om hur bra man vill att det ska bli.
Skälen till varför ett företag arrangerar ett event varierar. Enligt Annika Wiberg är det dock många uppdragsgivare som har fokuset inställt på att göra affärer eller att hitta nya samarbetspartners. Stefan Åsbrink säger såhär om saken:
-Det finns nästan alltid ett budskap i grunden. Man vill kommunicera någonting internt till sina medarbetare eller så vill man kommunicera någonting till kunder eller partners. Genom ett event kan man förmedla budskapet på ett roligt, inspirerande, bra och lärande sätt.
Han fortsätter:
-Ett event, där man samlar människor på ett förutbestämt ställe, är en framgångsrik aktivitet eftersom man inte behöver konkurrera med det vanliga nyhetsflödet. Dessutom gör aktivitetens livekaraktär att man kan kommunicera med de fem sinnena. Du kan därför vara säker på att det du vill förmedla verkligen går in och inte bara kommuniceras ut.
För att lyckas med ett evenemang som man arrangerar själv tycker Annika Wiberg att man bör vara noggrann och strukturerad. Hon säger:
-Det är jättebra att göra ett körschema där man spaltar ner allting tidsmässigt så att man vet hur lång tid allting tar.
Titti Björk, eventarrangör och ägare av Organized Management säger så här om vad man bör tänka på:
- 1. Lägg inte eventet samtidigt som stora mästerskap, premiärer, konsert odyl., 2. Var tydlig med informationen. Besökaren/deltagaren skall alltid veta var, när och hur samt lätt hitta till exempelvis toalett m.m., 3. Skriv ned allt som ska göras och köpas så att du inte glömmer något viktigt.
-Att skapa en upplevelse handlar inte om den stora artisten eller den stora häftiga idén utan en bra upplevelse den består av en mängd detaljer som ska fungera på rätt sätt, vid rätt tillfälle. Det är viktigt att alla små detaljer hänger ihop som en röd tråd och att det finns lite detaljer som deltagaren inte har förväntat sig. Det är det som är hemligheten med ett bra evenemang, avslutar Stefan Åsbrink.
För att läsa mer om event- och upplevelsebaserad marknadsföring – håll utkik efter Brinc Relations bok som utkommer inom kort.